L’Agence immobilière SIX inc., établie à Montréal (Mile end) et désignée ci-après sous le nom de l’Agence SIX met à disposition de ses utilisateurs Internet un environnement web sécurisé. L’Agence SIX fonctionne conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après dénommée la "Loi"). Dans ce cadre, l’Agence SIX s'engage à maintenir des normes de confidentialité élevées concernant les renseignements personnels fournis par ses clients, fournisseurs et autres entreprises dans le cadre de ses activités de courtage immobilier, notamment via son site web (le "Site Web"), ses médias sociaux, ses publicités, ainsi que pour les besoins de ses systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC) et de Gestion Électronique des Documents (GED), conformément aux obligations découlant de la Loi.
Qu'est-ce que l'on entend par "renseignements personnels" ?
Les "renseignements personnels" désignent des informations liées à une personne physique et permettant son identification, directement ou indirectement. Ces informations peuvent être sous forme écrite, d'images, de vidéos ou d'enregistrements sonores. Dans le cadre de ses activités professionnelles, l’Agence SIX peut collecter des renseignements personnels tels que le nom, l'adresse, la date de naissance, les données d'identité, le numéro d'assurance sociale, les informations financières, l'état matrimonial, etc. Les principes de protection suivants s'appliquent à la collecte, à l'utilisation et à la transmission des renseignements personnels que les utilisateurs Internet pourraient fournir lors de l'utilisation du Site Web.
1. Responsabilité
L'Agence SIX assume la responsabilité de la protection des renseignements personnels qu'elle détient dans le cadre de ses activités de courtage immobilier. À cet effet, l’Agence SIX a adopté une politique de confidentialité, ainsi que des politiques et pratiques régissant la gestion des renseignements personnels. Ces directives visent à encadrer la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de ces renseignements.
2. Collecte de renseignements personnels
L’Agence SIX collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires à l'exercice de ses activités de courtage immobilier. Par exemple, il peut s'agir de renseignements nécessaires pour réaliser une transaction immobilière, tenir des dossiers, surveiller la pratique professionnelle selon les normes de l'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l'OACIQ), ou pour d'autres objectifs spécifiques précisés et portés à la connaissance de la personne donnant son consentement. Le personnel de l’Agence SIX est encouragé à expliquer clairement et simplement les raisons de la collecte de renseignements personnels aux personnes concernées. l’Agence SIX encourage également son personnel à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l'OACIQ pour la collecte de renseignements personnels. Les renseignements personnels peuvent aussi être collectés verbalement lors de correspondances ou par le biais de documents soumis dans le cadre d'une transaction immobilière (pièces d'identité, documents financiers, procurations, etc.).
3. Utilisation et communication des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, ils peuvent être utilisés à d'autres fins, comme la prévention de la fraude ou la fourniture de services à la personne concernée. l’Agence SIX peut être tenu de communiquer des renseignements personnels à des tiers, tels que des fournisseurs, des cocontractants, des sous-traitants, des mandataires, des assureurs (comme le Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ], le Fonds d'indemnisation du courtage immobilier du Québec [le FICI]), l’AMF (Autorité des Marchés Financiers), des professionnels, des institutions financières ou de vérification de crédit, ainsi que des fournisseurs de systèmes de gestion électronique de documents (GED) et d'autres organismes de réglementation, aussi bien au Québec qu'à l'extérieur de la province. L’Agence SIX peut, sans le consentement de la personne concernée, partager des renseignements personnels avec un tiers lorsque cela est nécessaire pour l'exécution d'un mandat ou d'un contrat de service ou d'entreprise. Dans de tels cas, l’Agence SIX établit un mandat ou un contrat écrit précisant les mesures que le tiers doit prendre pour protéger les renseignements personnels qui lui sont confiés, en s'engageant à ne les utiliser que dans le cadre du mandat ou du contrat et à les détruire après leur utilisation. Le cocontractant doit également coopérer avec l’Agence SIX en cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels. Avant de transmettre des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, l’Agence SIX évalue leur sensibilité, l'objectif de leur utilisation et les mesures de protection prévues à l'extérieur de la province. Les renseignements personnels ne sont communiqués à l'extérieur du Québec que si cete analyse démontre qu'ils bénéficieront d'une protection adéquate dans le lieu de leur transmission.
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Une fois que les objectifs pour lesquels les renseignements personnels ont été collectés ou utilisés ont été atteints, l’Agence SIX les détruit, sauf si la loi prévoit un délai de conservation spécifique. Conformément à ses obligations professionnelles, l’Agence SIX doit conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans après leur fermeture définitive.
5. Sécurité des données
Lors de la collecte, de l'utilisation, de la conservation et de la suppression des renseignements personnels, l’Agence SIX met en place des mesures de sécurité adéquates pour préserver la confidentialité de ces données. Les données personnelles recueillies seront stockées sur des serveurs et dans des systèmes de gestion électronique des données qui respectent des mécanismes et des normes de protection reconnus. Ceci vise à garantir la sécurité des renseignements personnels fournis par ses clients, fournisseurs et autres entreprises dans le cadre de ses activités de courtage immobilier. Ces activités incluent, entre autres, l'utilisation du Site Web, des médias sociaux, des publicités, ainsi que l'utilisation des systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC) et de Gestion Électronique des Documents (GED). Tout cela est conforme aux obligations légales imposées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Incident de confidentialité Un incident de confidentialité fait référence à l'accès, à l'utilisation ou à la communication non autorisés de renseignements personnels en violation de la Loi, à la perte de renseignements personnels, ou à toute autre atteinte à la protection de ces données. l'Agence SIX a établi un protocole de gestion des incidents de confidentialité. Ce protocole identifie les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et prévoit des mesures concrètes à prendre en cas d'incident. Il définit également les responsabilités à chaque étape de la gestion de l'incident, y compris les mesures visant à assurer la sécurité des données.
6. Rôles et responsabilités
A. L’Agence SIX son personnel, les membres de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas :
Garantissent la confidentialité des renseignements personnels en adoptant de bonnes pratiques en matière de gestion de l'information. Cela comprend la fourniture de directives, de formations et d'instructions aux membres du personnel concernant la collecte, l'utilisation, le stockage, la modification, la consultation, la communication et la destruction appropriée des renseignements personnels. Mettent en oeuvre les mesures de protection nécessaires pour réduire les risques d'incidents de confidentialité. Cela peut inclure des pratiques de sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation du personnel, et d'autres actions.
- Utilisent des méthodes de classement uniformisées pour les documents contenant des renseignements personnels.
- Appliquent des méthodes uniformisées pour la conservation des documents contenant des renseignements personnels, y compris les procédures de numérisation.
- Gèrent les accès physiques et informatiques aux renseignements personnels en fonction de leur sensibilité.
- Supervisent la destruction sécurisée des renseignements personnels, en fournissant des directives ou des - -- instructions aux membres du personnel sur la méthode de destruction appropriée, les délais de destruction, etc.
B. Responsable de la protection des renseignements personnels :
- Conformément à la Loi, l’Agence SIX a nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels.
- Le Responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect des politiques en place et de la réglementation applicable.
- Il est responsable de la gestion des incidents de confidentialité et prend les mesures prévues par la Loi dans ce contexte.
- Il traite les demandes d'accès et de rectification des renseignements personnels, ainsi que les plaintes liées au traitement des renseignements personnels par l’Agence SIX.
- Il est consulté lors de l'évaluation des facteurs de confidentialité pour tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte de systèmes d'information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour protéger les renseignements personnels dans le cadre de tels projets.
C. Membres du personnel, de l'équipe ou tout adjoint administratif :
Les membres du personnel, de l'équipe ou tout adjoint administratif de l’Agence SIX ont accès aux renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs fonctions ou de leur mandat.
- Ils veillent à l'intégrité et à la confidentialité des renseignements personnels détenus par l’Agence SIX.
- Ils se conforment à toutes les politiques et directives de l’Agence SIX concernant l'accès, la collecte, l'utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels, ainsi que la sécurité de l'information, et suivent les consignes qui leur sont fournies.
- Ils respectent les mesures de sécurité en place sur leurs lieux de travail et sur tout équipement contenant des renseignements personnels.
- Ils utilisent exclusivement l'équipement et les logiciels autorisés par l’Agence SIX.
- Ils assurent la destruction sécurisée des renseignements personnels en temps voulu, conformément aux directives reçues, et signalent immédiatement à leur supérieur tout acte susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité liées aux renseignements personnels.
7. Droits d'accès, de rétractation et de rectification
Toute personne (ou son représentant autorisé) a le droit de demander l'accès aux renseignements personnels la concernant qui sont détenus par l’Agence SIX. Une personne peut également révoquer son consentement à tout moment en ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la communication de ses renseignements personnels. Cete révocation doit être consignée par écrit. De plus, une personne a le droit de demander la correction de renseignements personnels qu'elle estime inexacts, incomplets ou ambigus dans son dossier. Il est également possible, sur demande, de transférer électroniquement les données personnelles que l’Agence SIX détient sur une personne à un tiers. L’Agence SIX se réserve le droit de refuser une demande d'accès ou de correction dans les cas prévus par la Loi (
htps://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1).
8. Plaintes
Toute personne qui estime avoir subi un préjudice lié au traitement de ses renseignements personnels par l’Agence SIX peut déposer une plainte. Cete plainte sera traitée de manière diligente, et une réponse écrite sera fournie dans un délai maximal de 30 jours par le Responsable de la protection des renseignements personnels. Pour soumettre une demande d'accès, de rectification de vos renseignements personnels ou toute autre demande à laquelle vous avez droit, ou pour déposer une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels, veuillez contacter :
Simon-Pierre Poirier
Responsable de la protection des renseignements personnel
L’Agence immobilière SIX
7785 Chemin Chambly, St-Hubert Qc J3Y 5K2
514-622-9195
da@agencesix.ca
